160616_ERP-Depositphotos_46325181_original

Vodenje kakovosti z ISO 9001

Poslovodenje

Ta zapis boste brali 4 min

Mala in srednje velika podjetja znajo ob omembi mednarodnega standarda za vodenje kakovosti ISO 9001 zamahniti z roko, češ, mi pa tega res ne potrebujemo. Saj že tako dobro delamo in se trudimo za svoje stranke. Morda slednje res drži in morda je na doseganje in vzdrževanje standarda mogoče gledati kot na nepotrebno obremenitev za delo, saj zahteva veliko prilagajanja. Toda standard kakovosti ima za podjetje nesporne koristi. In prej, ko bodo podjetja spoznala, da ga lahko poleg optimiziranja procesov koristijo tudi kot tržno orodje, prej bodo lahko svoje poslovanje širila tudi navzven.

Ena največjih zmot o standardu kakovosti je v resnici ta, da je ISO 9001 primeren samo za velika podjetja in korporacije. V resnici so načela, ki jih ta priznava, tako univerzalna, da jih je mogoče aplicirati na podjetja kateregakoli tipa in katerekoli velikosti. Je standard, ki narekuje kakovostno upravljanje in način, kako vzpostaviti ogrodje delovanja podjetja, da bo to odprto za nenehno izboljševanje procesov. Organizacijske prednosti so lahko različne: od izboljšave procesov do zmanjšanja stroškov. To ima na koncu različne pozitivne učinke tudi za stranke, ki s certifikatom ISO 9001 dobijo zagotovilo o kakovosti iskane ponudbe.

Kako lahko mala in srednje velika podjetja izkoristijo koristi certifikata ISO 9001 in razširijo poslovanje?

Veliko malih in srednje velikih podjetij zaradi stroškov in časa, ki ga vpeljava standarda terja, okleva ob misli certifikacije po ISO 9001. Certifikacija zahteva kompletno sistemsko rešitev. To običajno pomeni zamenjavo opreme, procesov, izobraževanje ljudi, vpeljevanje novega kadra, zagotavljanje kontrole kakovosti, razrešiti pa je treba tudi veliko organizacijskih problemov, ki jih podjetja pred tem niso zaznavala ali se jih sploh zavedala.

Toda na ISO 9001 moramo v isti sapi gledati tudi kot na naložbo, ki bo poplačana s storitvami oziroma izdelki višje kakovosti, boljšimi in optimiziranimi procesi ter ne nazadnje pogodbami z novimi naročniki. Za SME-segment podjetij je to lahko tudi odlična priložnost za pristopanje k lokalnim in nacionalnim pogodbam z večjimi igralci na trgu. Še posebej, ker velik del velikih podjetij z manjšimi ponudniki brez certifikata ISO 9001 sploh ne želi poslovati. S standardom lahko mala in srednje velika podjetja iščejo priložnosti in partnerstva z večjimi podjetji ter ne dokažejo samo, da so lahko dodana vrednost njihovi dobavni verigi, ampak tudi kredibilnost in zavezanost k zagotavljanju kakovostnih storitev.

Čeprav ISO-standarda v podjetju še ne nameravate uvesti, pa lahko začnete po njegovih smernicah vsaj delovati in počasi spreminjati procese dela. S tem lahko v podjetju veliko pridobite že danes. Poglejmo, kako:

  • Pričnite popisovati delo v podjetju in uvajati smernice za izboljšave. Cilje komunicirajte odprto. Tako bodo zaposleni natančno vedeli, kaj se od njih pričakuje in kako se nalog lotiti, da bi zadostili želeni kakovosti. S tem boste imeli v podjetju več kontrole nad opravili. Tudi kakovost proizvodov oziroma storitev bo večja.
  • Ne samo o smernicah, razmišljati začnite tudi o virih, ki jih potrebujete za dosego ciljev. Ali to pomeni nakup dodatne opreme? Dodatno zaposlovanje? Si boste to lahko privoščili? Ključno je, da dobro premislite, kaj vam spremembe lahko prinesejo ter da predvidene vire čim bolj učinkovito porabite. Pri tem vam lahko pomagajo tudi različni računalniški programi.
  • Strog postopek certificiranja pogosto razkrije procese, ki jih je treba optimizirati. Zakaj ne bi večjega nadzora nad procesi uvedli tudi v vašem podjetju? Že danes lahko začnete ugotovljati, katera opravila za vas nimajo dodane vrednosti in kako jih lahko odpravite. S posodabljanjem načina dela lahko zmanjšate veliko operativnih stroškov. Spremljanje in analiziranje procesov bo razkrilo tudi veliko natančnih informacij o uspešnosti vašega dela in kje se stvari največkrat zalomijo. Tako boste vseskozi vedeli, kako na njih vplivati in delo izboljšati.
  • Delo v skladu s certifikatom ISO 9001 podjetjem pomaga, da se osredotočijo na izboljšanje vsakega vidika pri oskrbovanju strank, kar dolgoročno pomeni tudi trdnejši odnos s strankami. Želje in pričakovanja lahko začnete prepoznavati tudi vi. Ali jim lahko izdelke pravočasno dobavljate, kako zadovoljni so z njimi? Česa si stranke od vas v resnici želijo? Če vseskozi stremite k izboljšavam, boste v strankah vzbudili večje zaupanje. Ne bojte se poklicati stranke in jo povprašati o njenem mnenju. Morda izveste kaj, kar ste spregledali, in lahko to enostavno izboljšate.

Pri uresničevanju zahtev standarda si lahko pomagate s ciklom PDCA, po katerem določite in sledite korakom nenehnega izboljševanja procesov ter na ta način izpolnjujete določila. Potrebne ukrepe določite v štirih korakih:

  1. P ali plan (načrt) obravnava fazo načrtovanja, pri kateri vzpostavite cilje in izrišete načine, kako cilje doseči.
  2. D ali do (naredi) obravnava fazo izvajanja, torej uresničevanja procesov, ki bodo privedli do želenih ciljev.
  3. C ali check (preveri) obravnava fazo nadzora, torej spremljanja in optimiziranja procesov za dosego ciljev.
  4. A ali act (ukrepaj) obravnava fazo ukrepanja, torej iskanja načinov, kako cilje še preseči.

Doseganje standarda kakovosti ISO 9001 je pomemben korak za vsako podjetje. Ne glede na to, koliko časa in naporov zahteva, je to lahko investicija, ki bo dolgoročno pomembno vplivala na posel. Tako z vidika organizacije, vodenja in pristopanja k delu kot tudi promocije. Segment malih in srednje velikih podjetij se mora namreč začeti tudi zavedati, da se jim prav zaradi tega certifikata lahko odprejo mnoga vrata, ki bi brez njega ostala zaprta.